ابدأ بأهم مهمة قبل البريد

مقدمة:

• ابدأ بأهم مهمة قبل البريد

• لا تبدأ يومك بالبريد الإلكتروني… ابدأ بالأهم

• هذا جزء من مهارات إدارة الوقت في بيئة العمل

قصة قصيرة من بيئة العمل :

• بدأ أحمد يومه في الساعة 8:00 صباحًا، وفتح بريده الإلكتروني مباشرة... وجد (27) رسالة... قام بالرد على الرسالة الأولى، ثم طلب منه أحد الزملاء ملفًا، وبعدها وصل استفسار من الإدارة المالية، ثم رسالة عاجلة ظاهريًا من أحد الموردين... نظر إلى الساعة… كانت 10:30.... كان مشغولًا طوال الوقت، لكنه لم يبدأ حتى الآن في إعداد التقرير الذي يجب أن يعرضه على الإدارة في نهاية اليوم.

• المشكلة هنا ليست في البريد... المشكلة أن الآخرين هم الذين حددوا أولويات أول ساعتين من يومه.

ماذا حدث؟

• عندما تبدأ يومك بالبريد، فأنت تدخل مباشرة إلى قائمة أولويات أشخاص آخرين:

  • شخص يريد معلومة.

  • مدير يريد تحديثًا.

  • زميل يريد ملفًا.

  • مورد ينتظر ردًا.

  • نظام أرسل إشعارًا.

  • رسالة تم وضع كلمة "Urgent" عليها.

• كل ذلك قد يكون مهمًا، لكن ليس بالضرورة أن يكون أهم شيء يجب أن تقوم به الآن.

ما الأفضل؟

 قبل فتح البريد، اسأل نفسك ( ما المهمة التي إذا أنجزتها اليوم سأعتبر أن يومي كان ناجحًا؟) ... قد تكون (( إعداد عرض مهم، إنهاء تحليل، مراجعة عقد، حل مشكلة عميل، إعداد تقرير للإدارة، أو اتخاذ قرار كان مؤجلًا... اجعلها المهمة الأولى)).

قاعدة عملية بسيطة ... في بداية اليوم:

• حدد أهم مهمة واحدة... لا تكتب 15 مهمة. اختر المهمة الأعلى أثرًا.

• امنحها وقتًا محميًا... من 30–90 دقيقة دون بريد أو رسائل أو اجتماعات إن أمكن.

• أنجز الجزء الأصعب منها أولًا..

• بعدها انتقل إلى البريد والرسائل.

مثال

• لديك اليوم المهام التالية:

  • عدد (32) رسالة بريد.

  • اجتماعان.

  • إعداد تقرير مبيعات للإدارة.

  • تحديث ملف موظف.

  • الرد على مورد.

• التقرير سيُستخدم لاتخاذ قرار مهم غدًا... إذن الأولوية ليست عدد الرسائل... الأولوية هي التقرير... انتبه إلى هذا الفرق ... هناك فرق بين:

  • العاجل: شيء يطلب انتباهك الآن.

  • المهم: شيء يؤثر فعليًا في النتائج.

• وقد يكون الشيء عاجلًا وغير مهم، بينما تكون المهمة التي تغير نتيجة عملك مهمة لكنها صامتة ولا ترسل لك إشعارًا.

استثناء مهم

• هذا لا يعني تجاهل البريد لساعات في الوظائف التي تعتمد طبيعتها على الاستجابة الفورية... ( موظف خدمة العملاء - الدعم الفني - العمليات - أو الوظائف التي تتعامل مع حالات طارئة قد يحتاج إلى فحص الرسائل أولًا) ....

• لكن حتى هنا يجب التفرقة بين:

  • الرسائل التشغيلية الحرجة

  • الرسائل العادية التي يمكن تأجيلها.

الخلاصة

• لا تجعل أول شيء تفعله كل صباح هو أن تسأل بريدك ( ماذا يريد الآخرون مني؟ ) 

• اسأل نفسك أولًا ( ما أهم نتيجة يجب أن أحققها اليوم؟ ) ... ثم ابدأ بها.

• الانشغال لا يعني الإنجاز… والأولوية الصحيحة قد توفر عليك ساعات من العمل غير المؤثر.

الروابط:

دورات المهارات الوظيفية

https://www.merit-tc.com/job-skills-courses

تحميل تطبيق هواتف شركة ميريت

https://www.merit-tc.com/app-download

#إدارة_الوقت #الإنتاجية #تطوير_المهارات #إدارة_الأولويات #بيئة_العمل #Merit